Så här funkar Digitala Företaget

I korthet fungerar det så att byråns kund laddar hem appen Digitala Företaget från App Store eller Google Play. I appen gör kunden eller redovisningsbyrån ett antal inställningar som underlättar användningen. Digitala Företaget kan även köras på webben och då skapar kunden sitt användarkonto på app.digitalaforetaget.se.

Kunden behöver sedan i stort sett bara öppna appen och fota sina kvitton, fakturor, mm. Ni på redovisningsbyrån väljer kunden i adminverktyget på webben, checkar av att det stämmer och uppdaterar bokföringen. Är det några oklarheter skickar ni ett meddelande till kunden direkt via appen.

Appen innehåller funktioner för fakturering, utläggshantering, tidrapportering, körjournal, mm. Den överskådliga vyn gör det enkelt att nå de olika delarna. En tydlig att göra-lista aviserar saker som kunden bör åtgärda.

Kunden får återrapportering i appen i form av ekonomirapporter och en ständigt uppdaterad grafisk resultatprognos som visar hur företaget utvecklas ekonomiskt.

Redovisningsbyrån skapar ett administratörskonto på admin.digitalaforetaget.se. I adminverktyget på webben får byrån in alla underlag som behövs för att bokföra affärshändelser i kundföretaget.

Se en visning av hur Digitala Företaget fungerar för redovisingsbyrån »

Digitala Företaget, så funkar det

Digitala Företaget – ett "förkonteringssystem"  

Digitala företaget liknar inte något vanligt bokföringssystem och det kan därför vara på sin plats att beskriva några av de grundläggande principerna.

Den kanske viktigaste aspekten att föra fram är att Digitala Företaget inte är ett bokföringsprogram utan snarare ett förkonteringssystem. Digitala Företaget skapar inte kundens hela bokföring, utan syftar snarare till att på ett systematiskt sätt samla in underlag för bokföringen och att möjliggöra en direkt och ner till underlaget specifik kommunikation mellan kund och byrå.

Det som i systemet kallas en händelse bör ses som ett underlag för verifikationer. Verifikationerna skapas först vid export till system för vidare behandling såsom BL Administration. Detta innebär att det mycket väl kan finnas luckor i händelse-serien, utan att det på något sätt skulle strida mot god bokföringssed. Numreringen finns främst för att byråns kunder vid en eventuell revision snabbt ska kunna hitta originalunderlaget, det vill säga en typ av spårbarhet.

En vanlig fråga från redovisningsbyråer är hur informationen som matas in i Digitala Företaget hamnar i bokföringen, alternativt om den gör det direkt. Som vi nämnde ovan är Digitala Företaget ett förkonteringssystem, dvs det inte är en ersättning för ett bokföringsprogram. Byrån kommer att kommunicera med kunden kring de underlag som kommer in och innan det är dags att skicka dessa vidare till bokföringsprogrammet ska underlagen kontrolleras/ändras och banken stämmas av. När detta är gjort för man över informationen till bokföringsprogrammet. Till en början kommer detta ske genom en SIE-fil, för att inom kort ersättas med en direkt integration.