Anställdas utlägg – vad gäller som verifikation?

Bokföringsnämnden (BFN) har kommit med svar på vad som gäller när anställda har betalat något med egna pengar – som exempelvis ett utlägg för kontorsmaterial för företagets räkning – vad räknas då som verifikat? Räcker det med ett foto av kvittot eller måste originalkvittot lämnas till företaget?

Verifikationer och arkivering

Verifikationer är räkenskapsinformation som ska arkiveras i sju år i den form det kom till företaget. Om företaget t ex har tagit emot ett papperskvitto är detta papper en del av verifikationen. Har ett kvitto mottagits som en pdf-fil via mejl, så är det pdf-filen som lagras, osv.

Anställdas utlägg

Enligt BFN är det inte så enkelt som att slänga papperskvittot när det fotats med mobilen eftersom originalkvittot är det som företaget behöver som verifikation om den anställde har agerat i företagets räkning. Då är affärstransaktionen (då den anställde får kvittot) nämligen en affärshändelse i företaget, vilket gör att originalkvittot är ett verifikat som företaget behöver spara för att uppfylla kraven i redovisningen.

Agerat i företagets räkning

Följande omständigheter kan tala för att den anställde agerat för företagets räkning: 

  • att det ingår i anställningen att ingå affärstransaktionen
  • att arbetsgivaren och den anställde har kommit överens om att den anställde ska ingå affärstransaktionen
  • att transaktionen rör något som företaget normalt betalar och ersätter den anställde för.

Även när det gäller rätten att lyfta moms bör den anställde anses ha agerat i arbetsgivarens ställe. Det är i så fall den handling den anställde tar emot som ger rätt att lyfta moms. Det digitala underlaget torde alltså inte heller räcka för momslyft.

Prova vår Frågeservice!

Vill du få de senaste nyheterna och samtidigt ha tillgång till snabb hjälp via mail och telefon kan du prova vår Nyhetstjänst med frågeservice! 

Vad är verifikationer?


Verifikationer är räkenskapsinformation. Om företaget t ex har tagit emot ett papperskvitto är detta papper en del av verifikationen. Har ett kvitto mottagits i elektronisk form, t ex en pdf-fil via mejl, är det pdf-filen som lagras. Många anställda skickar ett foto på kvittot, kan de då slänga originalkvittot eller måste det lämnas till företaget?

Få de viktigaste nyheterna!

BL Nyhetsbrev kommer en gång i månaden och sammanfattar de viktigaste nyheterna inom skatte-, redovisnings-, juridik- och personalområdet. Anmäl dig och få kostnadsfritt de senaste nyheterna.

Sök företagskunskap

Ämnesområden

Lyssna och lär med vår podcast!

– få tips på hur du framgångsrikt driver företag!