Lönesamtal

Ett lönesamtal är ett samtal mellan den lönesättande chefen och medarbetaren. I många företag är lönesamtalet en regelrätt förhandling (åtminstone det lönesamtal som hålls i samband med lönerevisonen) medan det i andra företag mer har karaktären av diskussion eller rentav information.

Lönesamtalets funktion

Kompletterar bilden

Syftet med lönesamtalet är att chef och medarbetare gemensamt ska gå igenom och bedöma med­arbetarens insats. På detta sätt får chefen sin bild kompletterad med medarbetarens, samtidigt som medarbetaren får insikt i ­chefens bedömning.

Ett bra lönesamtal är inte enbart till­bakablickande. Lika viktigt är att man diskuterar vad medarbetaren kan göra för att påverka sin framtida lön. I samband med denna diskussion är det naturligt att även tala om medarbetarens behov av kompetensutveckling samt företagets möjligheter att bidra till denna.

Lönen ska inte komma som en överraskning

Det faktum att prestationsbedömningen görs på medarbetarens insatser under hela det senaste året innebär inte att ett lönesamtal per år är tillräckligt. En levande lönesättning kräver tätare avstämningar än så – den nya lönen får inte komma som en överraskning i samband med lönerevisionen. Medarbetaren ska hela tiden vara medveten om vad som ytterligare krävs av honom eller henne för att nå en viss lönenivå. Om företaget har en tydlig lönepolicy hjälper det också medarbetaren att förstå vad som belönas inom företaget och hur han eller hon ska agera för att kunna påverka sin lön.

Väl avsatt tid

Att stämma av halvårsvis eller kvartalsvis kan man kanske tycka stjäl mycket tid från annat, viktigare arbete, men om man betänker hur viktig lönen, och inte minst förståelsen för lönen är för många medarbetares trivsel och arbetsinsats, så är det nog värt att sätta av den tiden. Detta betyder inte att lönen behöver revideras (justeras) oftare än en gång per år.

Kompletteras av utvecklingssamtal

Lönesamtalen bör kompletteras av utvecklingssamtal. Utvecklingssamtalets främsta syfte bör vara att göra företagets mål gemensamma för samtliga medarbetare, dvs alla bör känna till och förstå företagets mål och intentioner. Samtidigt är utvecklingssamtalet det forum där medarbetaren redogör för sina önskemål om framtida utveckling och framtida arbetsuppgifter. Det är naturligtvis viktigt att arbetsgivare och medarbetare styr åt samma håll.

Lönesamtalet utgår från lönekriterierna

Då lönesättningen görs utifrån ett antal lönekriterier bör även lönesamtalet ha dessa som utgångspunkt. På så vis kommer diskus­sionen att vara fokuserad på de områden och de faktorer som har störst relevans för lönesättningen.

Samförstånd – inte kamp

Genom att ha täta lönesamtal som utgår från lönekriterierna och som kännetecknas av ömsesidig respekt kan man undvika kamp­inriktade lönesamtal, vilket tydligen är vanligt förekommande. I alla fall om man läser mellan raderna i de råd som flera av fack­förbunden ger sina medlemmar när det gäller förberedelser inför lönesamtal.

Tydlig och förberedd

Var väl förbered inför lönesamtalet så att du är säker på din bedömning och dina skäl till lönesättningen. Försök sedan hålla en lugn och avspänd atmosfär under samtalet med medarbetaren. Börja med att prata om arbetets innehåll. Har medarbetarens ansvar och befogenheter förändrats under året? Eller har medarbetaren genomgått en för befattningen eller företaget relevant kompetensutveckling? I så fall ska du förklara på vilket sätt detta har påverkat lönenivån.

För därefter över samtalet till hur medarbetaren har utfört sitt arbete. Var välstrukturerad och saklig och undvik att kritisera. Om du tycker att det är svårt att argumentera för arbetsvärderingen och bedömningen av medarbetarens prestation kan du använda en lönesamtalsmall som stöd. Den kan även hjälpa dig att förklara företagets lönesättning.

Lönesamtal och förhandling

Lönesamtal innefattar ofta ett visst mått av förhandling. Det är klart att det finns lönesamtal där man redan från början är överens och parterna känner sig nöjda. Du ger ett förslag, medarbetaren accepterar och ni tar i hand. Men ofta hamnar man i en situation av givande och tagande.

Inte bara den kontanta lönen

Ju fler ”värden”, dvs andra förmåner än kontant lön, du har att förhandla med, desto bättre. Därför är det viktigt att du inför lönesamtalet går igenom och tydliggör vilka värden (utöver den kontanta lönen) företaget erbjuder. Har medarbetarna betald motion? Fri flextid? Har de extra semestermöjligheter, städtjänster, tidningar eller andra förmåner?

I diskussioner kring lönenivåer är det givetvis viktigt att väga in även dessa värden.

Har ni kört fast när det gäller nivån på den kontanta lönen kan det vara idé att titta på löneväxlingsalternativ som medarbetaren kan uppleva som förmånliga utan att de behöver innebära någon merkostnad för företaget.

Ge aldrig något utan att få något tillbaka

En grundprincip i en förhandling är att inte ge något utan att få något i gengäld. Om ni från företagets sida ger medarbetaren något extra så bör det vara förenat med ett krav på någon form av motprestation.

Om medarbetaren vill ha en extra utbildning, kan motprestationen exempelvis bestå i att medarbetaren ska dela med sig av sina nyvunna kunskaper till andra medarbetare efter genomgången utbildning. Motprestationen måste inte vara lika stor, den kan mycket väl vara av symbolisk karaktär, men det är viktigt att den finns för att inte trovärdigheten i det ursprungliga budet ska urholkas.

När kraven aldrig tar slut

Det kan hända att du i en löneförhandlingssituation hamnar i en situation där du tvingas till både en och två eftergifter. Medarbetaren ställer hela tiden ett nytt krav precis när ni enats kring det förra kravet. Hur får du stopp på kravställandet?

Innan du överhuvudtaget går med på ett krav eller gör en eftergift är det klokt att ställa frågan om medarbetaren kommer att ställa fler krav än detta. Detta är viktig information för dig, för om svaret är nej kan du ta ställning till om kravet är rimligt eller inte.

Om svaret är ja – det kommer fler krav – måste du först höra de andra kraven innan du kan göra några eftergifter. För om du väl lovat något är det svårt att ta tillbaka det när nästa krav kommer. Genom att känna till medarbetarens kravlista kan du villkora din eftergift och på så vis undvika att måla in dig i ett hörn.

Exempel på en villkorad eftergift: ”Kan jag då även få kurslitteraturen betald?” ”Om du får kurslitteraturen betald, är vi då överens?” ”Ja, i så fall så är vi överens.” ”Bra, i så fall får du kurslitteraturen betald från och med nästa kurs, OK?” ”OK.”

Checklista inför lönesamtalet

Här är en kortfattad checklista som du som arbetsgivare eller lönesättande chef kan ha nytta av inför dina lönesamtal.

  • Gå igenom prestation och kompetens enligt de utvärderingsmallar  och bedömningsmallar som finns på företaget.
  • Gå igenom målsättningar och diskussioner från utvecklingssamtalet.
  • Gå igenom föregående års samtalsunderlag och förväntan på utveckling från båda parter.
  • Kontrollera att lönepolicyn är uppdaterad och att medarbetarna är informerade om denna inför lönesamtalen.
  • Gå igenom de olika värden du har att erbjuda medarbetaren förutom lön. Gör en tydlig sammanställning.
  • Fundera över de löneförmåner eller andra värden som du skulle kunna ha som förhandlingsutrymme om ni inte kommer framåt när det gäller själva lönenivån.
  • Läs på om andra tjänsters lönenivåer.
  • Sätt upp en checklista med frågeställningar du vill gå igenom.
  • Förbered den du ska prata med i god tid, minst två veckor innan.

 

Få de viktigaste nyheterna!

BL Nyhetsbrev kommer en gång i månaden och sammanfattar de viktigaste nyheterna inom skatte-, redovisnings-, juridik- och personalområdet. Anmäl dig och få kostnadsfritt de senaste nyheterna.

Lyssna och lär med vår podcast!

– få tips på hur du framgångsrikt driver företag!