I takt med utvecklingen av skanning, mobila appar och andra digitala funktioner har vi fått många frågor om företaget är skyldigt att arkivera det originalkvitto som en anställd får i samband med utlägg för företagets räkning. Tidigare har vi skrivit om momsproblem vid t ex handel på nätet och tjänsteresor.
Vad säger momslagen?
För att ha rätt att lyfta moms i en momspliktig verksamhet krävs att inköpet gjorts från en beskattningsbar person och att du kan styrka köpet med en faktura. En faktura kan förklaras som ett dokument eller meddelande i pappersform eller i elektronisk form (t ex ett kvitto) som uppfyller momslagens krav för fakturor.
För att företaget ska ha rätt att lyfta moms krävs också att det är företagets eget förvärv. Enligt praxis får moms inte lyftas på kostnadsersättning för inköp som anställda har gjort.¨
När det gäller i vilken form fakturorna ska bevaras hänvisar momslagen till bokföringslagen, vilket innebär att de ska bevaras i den form de hade när de mottogs.
Gör anställda inköp med företagets medel?
Om en anställd gör ett inköp med arbetsgivarens medel (t ex kontanter, företagskort eller på kredit) och tar emot en faktura (t ex ett kvitto), anses transaktionen ha gjorts direkt av företaget. Fakturan (kvittot) ska då bevaras i den form den hade när den anställde tog emot den.
Vad gäller om den anställde betalar med egna pengar?
I situationer då anställda gör utlägg (inköp med egna pengar) och sedan får ersättning från arbetsgivaren kan arbetsgivaren ha rätt att lyfta moms på inköpet. Förutsättningen är då att det är fråga om ett utlägg för företagets räkning, dvs att företaget anses ha förvärvat varan eller tjänsten.
För att det ska räknas som ett utlägg ska normalt någon annan än den som betalar vara betalningsskyldig gentemot säljaren. Enligt Skatteverket kan det dock i vissa situationer godtas att en anställd gör ett utlägg för företagets räkning, även om den anställde har betalningsansvaret. Det gäller:
-
om det kan anses naturligt att arbetsgivaren står för inköpet, t ex facklitteratur, kost, logi och representation, eller
-
egenanställdas inköp av varor och tjänster som i sin helhet ska förbrukas vid ett enskilt uppdrag.