Anställdas utlägg – håll koll på underlagen

Newsroom - Anställdas utlägg –  håll koll på underlagen - ctl00_cph1_approvedImg

I takt med utvecklingen av skanning, mobila appar och andra digitala funktioner har vi fått många frågor om företaget är skyldigt att arkivera det originalkvitto som en anställd får i samband med utlägg för företagets räkning. Tidigare har vi skrivit om momsproblem vid t ex handel på nätet och tjänsteresor. Här fördjupar vi oss i Skatteverkets ställningstagande i fråga om vad som gäller för att du ska få lyfta moms på anställdas utlägg.

Vad säger momslagen?

För att ha rätt att lyfta moms i en momspliktig verksamhet krävs att inköpet gjorts från en beskattningsbar person och att du kan styrka köpet med en faktura. En faktura kan förklaras som ett dokument eller meddelande i pappersform eller i elektronisk form (t ex ett kvitto) som uppfyller momslagens krav för fakturor.

För att företaget ska ha rätt att lyfta moms krävs också att det är företagets eget förvärv. Enligt praxis får moms inte lyftas på kostnadsersättning för inköp som anställda har gjort.¨

När det gäller i vilken form fakturorna ska bevaras hänvisar momslagen till bokföringslagen, vilket innebär att de ska bevaras i den form de hade när de mottogs.

Gör anställda inköp med företagets medel?

Om en anställd gör ett inköp med arbetsgivarens medel (t ex kontanter, företagskort eller på kredit) och tar emot en faktura (t ex ett kvitto), anses transaktionen ha gjorts direkt av företaget. Fakturan (kvittot) ska då bevaras i den form den hade när den anställde tog emot den.

Vad gäller om den anställde betalar med egna pengar?

I situationer då anställda gör utlägg (inköp med egna pengar) och sedan får ersättning från arbetsgivaren kan arbetsgivaren ha rätt att lyfta moms på inköpet. Förutsättningen är då att det är fråga om ett utlägg för företagets räkning, dvs att företaget anses ha förvärvat varan eller tjänsten.

För att det ska räknas som ett utlägg ska normalt någon annan än den som betalar vara betalningsskyldig gentemot säljaren. Enligt Skatteverket kan det dock i vissa situationer godtas att en anställd gör ett utlägg för företagets räkning, även om den anställde har betalningsansvaret. Det gäller:

  • om det kan anses naturligt att arbetsgivaren står för inköpet, t ex facklitteratur, kost, logi och representation, eller
  • egenanställdas inköp av varor och tjänster som i sin helhet ska förbrukas vid ett enskilt uppdrag.

Pelle ska göra en tjänsteresa och betalar taxin till flygplatsen med sitt privata kreditkort. Han skannar kvittot med sin mobil och mailar detta till arbetsgivaren.
Eftersom det är fråga om en tjänsteresa anses Pelle ha gjort ett utlägg för företagets räkning. Det är papperskvittot som Pelle fick från chauffören som är företagets verifikation. Det är även papperskvittot som är företagets underlag för momslyft.

Vilka underlag krävs vid utlägg?

Om ett inköp räknas som ett utlägg för företagets räkning anses företaget ha köpt varan eller tjänsten på samma sätt som om företaget hade gjort köpet med egna medel. Företaget ska därför bevara fakturan (kvittot) i den form den hade när den anställde tog emot den. Det är alltså inte tillräckligt att bevara en inskannad kopia eller ett foto av originalet.

Kostnadsersättning

Om den anställde inte anses ha gjort ett utlägg för företagets räkning kan den ersättning som arbetsgivaren betalar till den anställde räknas som en kostnadsersättning. Momsen får då inte lyftas och enligt Skatteverket ska företaget bevara det underlag som den anställde lämnar till företaget. Om den anställde skickar underlaget elektroniskt är det alltså det elektroniska underlaget som ska bevaras.

Kassaregister

Om ett företag som omfattas av kassaregisterlagen tar fram en kopia av ett kassakvitto ska kopian vara märkt med ordet kopia. Detta gäller oavsett om kopian är ett papperskvitto eller ett elektroniskt kvitto.
Som underlag för momslyft anser Skatteverket att företaget kan välja att bevara antingen papperskvittot eller en elektronisk kopia som säljaren utfärdat. Detta gäller även om kvittot är märkt med ordet kopia.

Lisa är på tjänsteresa och betalar hotellrummet med sitt privata kreditkort. Hon får ett papperskvitto men begär också att en elektronisk kopia av kassakvittot skickas direkt till arbetsgivaren.
Eftersom det är fråga om en tjänsteresa anses Lisa ha gjort ett utlägg för företagets räkning. I det här fallet har hotellet utfärdat två kvitton – ett papperskvitto och en elektronisk kvittokopia som skickats till företaget. Det elektroniska kvittot kan bevaras som underlag för momslyft, trots att det är märkt med ordet kopia. Papperskvittot behöver inte sparas.

» Skatteverkets ställningstagande 202 279841-17/111

Tips!

I den här webbkursen lär du dig att hantera momsen i samband utlägg och vidarefakturering, dvs hanteringen av moms på utgifter som inte är avsedda för den egna verksamheten. Du får en pedagogisk genomgång av detta – som de flesta upplever – besvärliga momsområde.


Få de viktigaste nyheterna kostnadsfritt!

BL Nyhetsbrev kommer en gång i månaden och sammanfattar de viktigaste nyheterna inom skatte-, redovisnings-, juridik- och personalområdet. Anmäl dig och få kostnadsfritt de senaste nyheterna.

För information om hur vi behandlar dina personuppgifter »