Arkivering digitalt eller på papper? – vad gäller?

Den pågående digitaliseringen inom bland annat redovisningsbranschen aktualiserar frågan om vad som gäller vid arkivering av material. När och hur behöver man spara originalkvitton och när räcker det att spara kvittot digitalt?

Arkivering – hur länge?

Enligt bokföringslagen ska räkenskapsinformation arkiveras (sparas) i sju års tid – och i den form den hade när den kom till företaget. Får exempelvis ett företag in material på papper ska det också arkiveras på papper och har det kommit in elektroniskt ska det arkiveras elektroniskt. Det går däremot inte att skanna in pappersfakturor och sedan slänga fakturorna när allt är inskannat. Man får inte heller skriva ut elektroniska fakturor och sedan bara arkivera dem på papper, de måste även arkiveras digitalt.

Väljer du att skanna in en pappersfaktura säger dock bokföringslagen att du bara behöver arkivera pappersfakturan (originalet) i tre år och den inskannade kopian i sju år.

Arkivera överskådligt och ordnat

Bokföringslagen ställer krav på att allt material i ett företag ska vara överskådligt, tillgängligt och i ett ordnat skick. För varje affärshändelse ska det finnas en verifikation. Behöver originaluppgiften förvaras på ett annat ställe än bland verifikationerna går det att upprätta en hänvisningsverifikation. Hänvisningsverifikationen eller företagets systemdokumentation ska i så fall innehålla en uppgift om var originalet förvaras.

Vad gäller vid utlägg?

Det blir allt vanligare att anställda fotar eller skannar in kvitton (och skickar dem vidare till arbetsgivaren) när de gör utlägg för företagets räkning. Frågan är då om fotot eller den inskannade kopian gäller som verifikation eller om originalkvittot måste sparas? Företaget anses antingen ha mottagit uppgifterna i elektronisk form (genom det elektroniska dokument som den anställde skickat) eller så anses företaget ha mottagit kvittot redan när den anställde gjorde utlägget.

Avgörande när affärshändelsen inträffat

Enligt Bokföringsnämnden (BFN) är det avgörande när en affärshändelse har inträffat i företaget. Det som avgör bedömningen är den anställdes roll i den affärstransaktion som genererat kvittot. Har den anställde agerat för egen räkning eller företagets?

Om den anställde agerat utifrån företagets räkning anser BFN att affärshändelsen inträffat redan då den anställde får originalkvittot. Den anställde ska då använda originalkvittot som verifikation. Tog den anställde emot kvittot i pappersform är det detta papper som ska bevaras under arkiveringstiden.

Om den anställde inte anses ha agerat för företagets räkning, men företaget ändå ska stå för utgiften, anses affärshändelsen inträffa när den anställde redovisar sina utlägg till företaget. I sådana fall gäller den digitala kopian som verifikation.

Följande förutsättningar kan tala för att den anställde agerat för företagets räkning:
•    att det ingår i anställningen att ingå affärstransaktionen.
•    att arbetsgivaren och den anställde kommit överens om att den anställde ska ingå affärstransaktionen.
•    att transaktionen rör något som företaget normalt betalar och ersätter den anställde för.

Läs också om vilka krav som ställs för momslyft på de anställdas utlägg.

Tips!

Digitala Företaget – automatiserar flödet och du sköter företaget i en app!

Få de viktigaste nyheterna!

BL Nyhetsbrev kommer en gång i månaden och sammanfattar de viktigaste nyheterna inom skatte-, redovisnings-, juridik- och personalområdet. Anmäl dig och få kostnadsfritt de senaste nyheterna.

Lyssna och lär med vår podcast!

– få tips på hur du framgångsrikt driver företag!