Digitalisera företaget – 5 sätt att ta nästa kliv

Newsroom - Digitalisera företaget – 5 sätt att ta nästa kliv   - ctl00_cph1_approvedImg

Digitaliseringstrenden är mycket stark i alla delar av samhället och anledningarna till att digitalisera verksamheten är många. I den här artikeln listar vi några tjänster och system som du som vill digitalisera företaget kan ha stor nytta av i detta arbete.  

Digitalisera deklarationsprocessen

Skatteverket har en ny e-tjänst som förenklar för dig som anlitar en redovisningsbyrå för att göra din inkomstdeklaration. Redovisningsbyrån gör klart din deklaration och det enda du behöver göra sedan är att se över deklarationen och skriva under med hjälp av e-legitimation. Många företagare har tidigare upplevt att de inte kunnat få digital deklarationshjälp fullt ut. En redovisningsbyrå som inte är ombud har nämligen behövt lämna huvudblankett och övriga upplysningar på papper. Den här förändringen är också något vi hanterar i vårt program BL Skatt.

Digitala kvitton

För att underlätta administrationen och undvika att saker samlas på hög är digitala kvitton att rekommendera. Papperskvitton innebär en helt annan hantering flödes- och tidsmässigt än ett digitalt. Ett digitalt underlag kan delas så fort du har det med din redovisningsbyrå eller ett ekonomisystem. Idag finns appar och ekonomisystem som gör det möjligt att arbeta mer mobilt än tidigare, genom din mobil eller platta. Företagare kan exempelvis plocka upp sin telefon direkt hos kund efter avslutat jobb och skicka fakturan.   

Med vår app-lösning Digitala Företaget kan du ta ett foto av ditt kvitto eller leverantörsfaktura och sedan spara dokumentet i appen – och din redovisningsbyrå får omedelbart tillgång till underlaget. Genom att jobba digitalt med din redovisningsbyrå sänker du samtidigt dina bokföringskostnader. Möjligheterna till snabb ekonomisk återrapportering ökar också med ett digitaliserat arbetssätt. 

E-fakturering

För dig som vill ha ett både säkert och effektivt sätt att skicka och ta emot fakturor är e-fakturering ett mycket bra alternativ. E-fakturering fungerar på samma sätt som pappersfakturor men skickas elektroniskt istället för med post eller e-post. Jämför man med pappersfakturor finns det många fördelar. Att hantera fakturorna går mycket snabbare och du kan vara säker på att mottagaren får fakturan. Du spar pengar och slipper portokostnader. Tänk också på att e-fakturering minskar risken för fel i form av t ex missade förfallodagar och att de är snällare mot miljön.  

Med BL Fakturering/BL Leverantör och extrafunktionen BL Fakturaflöde kan du både skicka och ta emot e-fakturor från dina kunder och leverantörer.

Automatiserad bokföring

Tillhör du dem som gör mycket av bokföringsarbetet manuellt? Bokföringen går numer mot att bli mer och mer automatiserad. Det här är något som förenklar och spar tid för dig som företagare och du kan lägga kraft på andra delar av din verksamhet. Ett mer automatiserat arbetssätt gör även att risken för slarvfel minimeras.

Automatiserad bokföring handlar om maskininlärning eller Artificiell Intelligens (AI) som man också kallar det. Har du ett bokföringsprogram kan detta samla på sig data, ta lärdom av informationen, och sedan förutsäga och ge förslag baserat på historik. Maskinen/roboten blir bättre på att förutsäga information ju mer data den får att bearbeta och så småningom är den närmast hundraprocentig.  

Vår app Digitala Företaget är ett alternativ för dig som vill börja arbeta mer automatiserat. Med appen kan du sköta din fakturering, utläggshantering, körjournal, tidrapportering, mm i mobilen och kan skicka digitala underlag direkt till din redovisningsbyrå. Använder du en leverantörsreskontra kan du göra leverantörsfakturahanteringen automatiserad med hjälp av BL Tolkning.  

Arbetsgivardeklaration månadsvis

Arbetsgivare med flera lämnar idag in kontrolluppgifter gällande anställdas löner och skatteavdrag en gång om året till Skatteverket. Nu har riksdagen beslutat att man istället ska lämna uppgifter på individnivå varje månad via arbetsgivardeklarationen. Systemet kommer att införas stegvis från 1 juli 2018 till 1 januari 2019. Företag med personalliggare och fler än 15 anställda är först ut, därefter följer alla företag med eller utan personalliggare.

Syftet är att de uppgifter som lämnas av arbetsgivare till olika myndigheter ska bli mer effektiva. Servicen kommer bli bättre för den enskilde individen och risken för fel mindre när det gäller olika inkomstrelaterade ersättningar. För dig som är företagare har Skatteverket kommit med några tips för att övergången ska bli så smidig som möjligt:

  • Hör av dig till dem som levererar ditt lönesystem för att höra hur du kommer att påverkas
  • Har du ett eget löne-, verksamhets-, eller affärssystem som behöver anpassas kan du ta del av Skatteverkets tekniska beskrivning.
  • Se över lönerutiner så att ni är redo för ett nytt arbetssätt.

Våra lönesystem BL Lön och BL Lön Plus kommer att kunna hantera den nya inlämningen av arbetsgivardeklaration när systemet införs.  

 

Få de viktigaste nyheterna kostnadsfritt!

BL Nyhetsbrev kommer en gång i månaden och sammanfattar de viktigaste nyheterna inom skatte-, redovisnings-, juridik- och personalområdet. Anmäl dig och få kostnadsfritt de senaste nyheterna.

För information om hur vi behandlar dina personuppgifter »