Håll reda på passagerna!
För att veta vilka passager som ska förmånsbeskattas måste ni veta vilka passager som är privata och vilka som görs under en tjänsteresa. Därför är den första rutinen som ni ska införa att de anställda kompletterar sin körjournal med information kring passagerna.
De underlag som behövs för att beräkna förmånsvärdet är Transportstyrelsens beslut (räkning), den anställdes körjournal och uppgift om vilka resor som är privata.
Beskattningen
Om den anställde enbart gör passager i tjänsten är det enkelt att beräkna förmånens beskattningsvärde, det blir ju ingen. Glöm dock inte att resor till och från arbetet normalt är privata resor!
Om den anställde har passager för både tjänsteresor och privata resor kan ni enligt Skatteverket proportionera utgifterna med hjälp av uppgifter från Transportstyrelsen. I sådana fall ska passager som inte medfört debiteringar inte räknas med.
Beroende på om det kommer en singelavisering eller samlingsavisering kan uträkningen se ut som följer:
Singelavisering
Under en dag har trängselskatt påförts med 100 kr för 5 passager. Körjournalen och den anställdes noteringar visar att två av passagerna var tjänstekörning och resterande privata. Förmånsvärdet beräknas då till 3/5 x 100 = 60 kr.
Samlingsavisering
Under en månad har trängselskatt påförts för 80 passager med 1 200 kr. Den anställde har under 15 dagar gjort privata resor som medfört 30 passager, resterande passager avser tjänsteresor. Månadens förmånsvärde beräknas till 30/80 x 1 200 kr = 450 kr.
Det går att få mer specificerad information från Transportstyrelsen också. Om ni begär ut mer specificerad information kring alla passager inklusive delbeloppen för trängselskatt kan de delbelopp som hör till tjänstekörning för respektive dag enkelt avräknas från dagens totalsumma. Det belopp som återstår motsvarar då beskattningsvärdet för de privata resorna.
Ingen förmån?
Det är okej att den anställde betalar sina privata passager direkt till arbetsgivaren – då uppkommer ingen förmån. Betalningen kan ske kontant eller genom ett nettolöneavdrag. Glöm inte att upprätta ett avtal som reglerar den anställdes betalningsskyldighet.
Den anställde betalar räkningen
Om ni inte vet hur stor del av trängselskatten som hör till de privata resorna kan den anställde betala hela totalbeloppet för trängselskatten till arbetsgivaren, dvs inklusive tjänsteresorna. När den anställde sedan har ett avräkningsunderlag som visar vilka passager som gjorts i tjänsten kan arbetsgivaren betala ut motsvarande belopp till den anställde. Det bör dock finnas ett avtal om detta.
Eftersom avtalet visar att den anställde ska betala sina privata passager uppkommer ingen skattepliktig förmån och utbetalningen från arbetsgivaren medför då inte heller några skattekonsekvenser eftersom den avser passager gjorda under tjänsteresor.
Den anställdes betalning av totalbeloppet kan ske antingen genom nettolöneavdrag eller kontant men kan också lösas genom att den anställde själv betalar hela fakturan från Transportstyrelsen. Om den anställde betalar fakturan själv blir det ett utlägg för de passager som arbetsgivaren ska stå för, och genom att lämna in underlag till arbetsgivaren kan beloppet för de tjänsterelaterade passagerna betalas ut till den anställde utan skattekonsekvenser.
Ingen förmånsbil men ändå förmån...
Även om den anställde inte blivit påförd bilförmån – t ex för att den anställde använt bilen i ringa omfattning – ska förmån av trängselskatt eller infrastrukturavgifter för privata passager beskattas.
Skatteverkets ställningstaganden 202 459817-17/111 samt 202 62043-18/111