Kontrollbalansräkning

När ska en kontrollbalansräkning upprättas?

När det finns anledning för styrelsen i ett aktiebolag att misstänka att det egna kapitalet är mindre än hälften av bolagets registrerade aktiekapital, måste en kontrollbalansräkning upprättas. Man brukar tala om att aktiekapitalet är på väg att förbrukas eller att bolagets kapital är på väg att understiga den kritiska gränsen.

Om misstanken är riktig, kommer kontrollbalansräkningen att visa att bolagets egna kapital är mindre än hälften av det regi­strerade aktiekapitalet. Då måste styrelsen kalla till extra bolagsstämma för att besluta om bolaget ska försöka återställa hela det registrerade aktiekapitalet eller om bolaget ska likvideras. I annat fall kan styrelse­ledamöterna bli ansvariga för de skulder bolaget drar på sig.

Ett aktiebolag har 50 000 kr i registrerat aktiekapital. På grund av för­luster har bolagets egna kapital minskat till 20 000 kr enligt den senast upprättade balansrapporten. En kontrollbalansräkning måste göras så snabbt som möjligt för att kontrollera om bolaget måste ­likvideras eller inte.

En kontrollbalansräkning ska också göras om Kronofogden gjort ett resultatlöst utmätningsförsök hos bolaget. Kontrollbalansräkningen ska undertecknas av styrelsen.

Skydd

Reglerna om kontrollbalansräkning är till för att skydda bolagets fordringsägare från att företrädarna för ett aktiebolag utnyttjar det faktum att de normalt inte har något personligt ansvar för bolagets skulder. Ett bolag ska alltså inte kunna drivas vidare om det finns risk för obestånd.

Ofördröjligen

Styrelsen i ett aktiebolag måste ofördröjligen göra en särskild balans­räkning (kontrollbalansräkning), så fort det finns skäl att anta att bolagets egna kapital är lägre än halva det registrerade aktiekapi­talet.

Att kontrollbalansräkningen ska göras ofördröjligen innebär att den ska göras så snart bokföringen är klar och alla avstämningar gjorts. Det kan röra sig om en frist på några dagar eller någon vecka.

Skäl att anta

En kontrollbalansräkning ska alltså göras när det finns skäl att anta att bolaget har kapitalbrist. Man kan knappast anse att styrelsen har skäl att anta att det finns en kapitalbrist om man med ett enkelt överslag kan se att det egna kapitalet med bred marginal överstiger halva aktiekapitalet, även om inte den vanliga balans­räkningen skulle tyda på det.

Det kan ju finnas dolda värden som styrelsen känner till, vilket skulle visa sig vid en kontrollbalansräkning (eftersom ­vissa tillgångar då värderas annorlunda än i en vanlig balansräkning). Se avsnittet om värderingen i kontrollbalansräkningen längre fram i denna artikel.

Instruktion om ekonomirapporter

Styrelsen måste se till att få kontinuerlig information om bolagets resultat och ställning. Det räcker alltså inte med att invänta årsbokslutet. Därför är styrelsen skyldig att upprätta en skriftlig instruktion om hur ekonomirapporterna ska utformas och när de ska överlämnas till styrelsen. Om rapporterna är bristfälliga och inte ger styrelsen anledning att misstänka att bolagets kapital är på väg att förbrukas, kan styrelsen hållas ansvarig i alla fall.

Styrelsen är nämligen skyldig att kritiskt granska ekonomirapport­erna. Dessutom ansvarar styrelsen för att instruktionen tydligt anger att de signaler som pekar på att bolagets kapital är på väg att för­brukas ska framgå av rapporterna. Styrelsen kan alltså inte för­sva­ra sig med att det kritiska läget inte framgick av ekonomi­rapport­erna.

Värderingen i kontrollbalansräkningen

I en kontrollbalansräkning värderas tillgångarna på ett särskilt sätt. Man utgår från att bolagets verksamhet ska fortsätta under normala förhållanden (going concern).

Tillgångarna får värderas till försäljningsvärdet minus försäljningskostnaderna. Inventarier och byggnader får dock tas upp till det ­plan­enliga restvärdet (anskaffningsvärdet minus planenliga avskrivningar och nedskrivningar), om detta värde är högre än för­sälj­nings­värdet.

I den vanliga balansräkningen värderas lagret till det lägsta av anskaff­ningsvärdet och det verkliga värdet. I kontrollbalansräkningen blir vanligtvis lagervärdet betydligt högre. Förbrukningsinventarier som kostnadsförts direkt får tas med i kontroll­balansräkningen.

Revisorn granskar

Den kontrollbalansräkning som gjorts ska granskas av bolagets ­revisor. Revisorn skriver lämpligen sina kommentarer direkt på kontroll­balansräkningen och daterar sin underskrift. I bolag som valt bort revision behöver kontrollbalansräkningen inte granskas.

Kapitalet räcker till

Om bolagets egna kapital förbättras under tiden som arbetet med att göra kontrollbalansräkningen pågår, t ex genom goda affärer, ett ovillkorat aktieägartillskott eller ett koncernbidrag, behöver kontroll­balans­räkningen inte göras klar. Det finns ju då inte längre någon anledning att anta att bolaget har kapitalbrist.

Om kontrollbalansräkningen, efter att ha granskats av revisorn, visar att bolagets egna kapital är minst halva det registrerade aktiekapitalet så behöver inget mer göras. Bolaget kan fortsätta verksamheten som vanligt och någon bolagsstämma behöver inte hållas för att ta ställning till kontrollbalansräkningen. Givetvis måste man noggrant följa upp bolagets ekonomi i fortsättningen. 

Kalla till bolagsstämma

Om kontrollbalansräkningen visar att det egna kapitalet är mindre än halva det registrerade aktiekapitalet, dvs det finns en kritisk kapitalbrist, ska styrelsen snarast möjligt kalla till extra bolagsstämma. Bolagsstämman ska ta ställning till om styrelsen ska ­försöka återställa hela aktiekapitalet eller om bolaget ska likvideras. Protokollet från denna extra bolagsstämma behöver inte skickas in till Bolagsverket.

Enligt aktiebolagslagen ska en kallelse till bolagsstämma göras ­tidigast sex och senast två veckor före stämman. Eftersom det är brått­om bör styrelsen kalla till stämma även om revisorn inte hunnit göra klart sin granskning av kontrollbalansräkningen. Sedan är det bara att ställa in stämman om den inte behövs.

Små aktiebolag

Reglerna om kallelse i aktiebolagslagen och i bolagsordningen behöver inte följas om samtliga aktieägare samtycker. Det vik­tigaste är ju att stämman kan hållas så snabbt som möjligt. Och det är ju sällan ­några problem i mindre aktiebolag där det kanske bara finns en aktie­ägare och denne dessutom sitter i ­styrelsen (kanske som ensam ledamot). I ett sådant fall kan stämman hållas direkt när kontroll­balans­räkningen gjorts och granskats.

Åttamånadersfrist

Bolagsstämman ska ta ställning till om bolaget har en kritisk kapital­brist eller inte. Även om kontrollbalansräkningen visar kapitalbrist kan det ha hänt saker sedan den gjordes och granskades. Bolagsstämman ska besluta om vad som ska hända med bolaget. Om det är kapitalbrist kan bolagsstämman besluta att bolaget ska likvideras.

Beslutar bolagsstämman att bolaget ska fortsätta sin verksamhet har bolaget åtta månader på sig (från bolagsstämmodagen) att återställa det egna kapitalet så att det blir minst lika stort som det registrerade aktiekapitalet. Har kapitalet inte återställts inom denna åttamånadersfrist måste bolaget likvideras, annars blir styrelseledamöterna (samt ofta även övriga företrädare för bolaget) person­ligen och solidariskt betalningsansvariga.

Om bolagsstämman beslutar att fortsätta bolagets verksamhet trots att kapitalet inte har återställts när åttamånadersfristen löper ut, kan också de aktieägare som varit med om att fatta beslutet hållas ansvar­iga. Styrelsen undgår inte sitt ansvar även om det är stämman som har beslutat att verksam­heten ska fortsättas trots likvidationsplikten.

Betalningsansvaret gäller de skulder och förpliktelser som uppkommer från och med den dag då åttamånadersfristen löper ut, dvs den dag då bolaget egentligen senast skulle ha likviderats.

För att undvika personligt betalningsansvar i och med att åtta­månaders­fristen löpt ut, kan någon styrelseledamot, vd, revisorn eller någon aktieägare ansöka om att bolaget ska likvideras. Om stämman beslutar att bolaget ska fortsätta trots att bolaget ska tvångs­likvi­d­eras så måste du avgå för att undgå ansvar.

Varning för obestånd

Som styrelseledamot och företrädare för bolaget måste du vara observant under åttamånadersfristen. Hamnar bolaget på ­obestånd under denna period, eller om betalningen av skatter och social­avgifter inte sköts, kan du ändå drabbas av personligt betalnings­ansvar. Fast inte på grund av reglerna om likvidationsplikt och kontroll­balans­räkning utan enligt de vanliga ansvarsreglerna som gäller för bolagets företrädare.

Kontrollbalansräkning 2

Senast åtta månader efter att den första kontrollbalansräkningen lades fram för bolagsstämman ska en ny bolagsstämma hållas och en ny kontrollbalansräkning presenteras. Detta kan göras när som helst under åttamånadersfristen. Även ett ordinarie ­årsbokslut kan efter kompletteringar räknas som en andra kontrollbalansräkning. Är det uppenbart att bolaget fortfarande har kapitalbrist behöver ingen kontrollbalansräkning göras, utan då kan styrelsen ändå lämna in en likvidationsansökan.

Den andra kontrollbalansräkningen ska granskas av revisorn (gäller inte bolag som valt bort revision) och godkännas av bolagsstämman. Om kontrollbalansräkningen visar att bolagets egna kapital nu är minst lika stort som hela det regi­strerade aktiekapitalet, behöver bolaget inte likvideras.

Personligt ansvar

Det är inte bara styrelseledamöterna i aktiebolag som omfattas av ansvarsreglerna. Även vd och dennes närmaste medarbetare omfattas om de vet att styrelsen inte följer lagens regler om kontroll­balans­räkningen.

Ansvarsreglerna gäller även aktieägare som är med och fattar beslut om att bolaget ska fortsätta sin verksamhet trots att det egentligen skulle likvideras. Styrelsesuppleanter blir bara ansvariga om de varit med i styrelsen istället för en ordinarie ledamot.

Personligt betalningsansvar kan uppkomma om

  • kontrollbalansräkning inte gjorts i tid
  • styrelsen inte låtit revisorerna granska den upprättade kontroll­balansräkningen
  • styrelsen inte kallat till bolagsstämma trots att kontrollbalans­räkningen visat kapitalbrist
  • styrelsen inte ansökt om likvidation inom åttamånadersfristen och det fortfarande är kapitalbrist.
Efter åttamånadersfristen

Drivs verksamheten vidare, trots att bolaget hade kapitalbrist vid åttamånadersfristens slut, inträder personligt och solidariskt betalningsansvar för bolagets företrädare. Det gäller då de skulder och förpliktelser som uppkommer efter åttamånadersfristen.

Det behöver inte nödvändigtvis vara obetänksamt att driva ­bolaget vidare trots kapitalbristen. En anledning att driva bolaget vidare kan vara att kapitalbristen endast är tillfällig och situationen förväntas rätta till sig längre fram. Så kan det vara om bolaget haft höga utvecklings- eller marknadsföringskostnader under en period eller en tillfällig svacka i försäljningen. Det kan också vara så att de skulder som gett upphov till kapitalbristen är sådana skulder som bolagets företrädare ändå har personligt betalningsansvar för, t ex ett banklån med personlig borgen.

Som företrädare för bolaget bör du dock alltid tänka på vilka ­risker du utsätter dig för om bolaget drivs vidare trots likvidationsplikten.

Om bolagets aktiekapital återställs upphör det personliga betalnings­­ansvaret.

Sänka (minska) aktiekapitalet

Det går faktiskt att undgå tvångslikvidation och personligt ansvar om bolaget kan sänka (minska, sätta ned) sitt aktiekapital. Det förutsätter dels att ­bolaget har ett registrerat aktiekapital som är högre än det lägsta tillåtna kapitalet för bolaget, dels att bolagets fria egna kapital efter sänkningen är minst lika stort som det nya lägre registrerade aktiekapitalet.

Eftersom sänkningen måste göras inom åttamånadersfristen, kan det vara bråttom med beslutet om det är så att bolagsordningen behöver ändras. Dessutom måste man räkna med Bolagsverkets hand­lägg­nings­tider för att få ändringarna av bolagsordningen och sänkningsbeslutet registrerade.

Ett privat aktiebolag har ett registrerat aktiekapital på 300 000 kr. ­Enligt ­bolagsordningen ska bolagets aktiekapital vara mellan 100 000 och 400 000 kr. Bolaget gör förluster så att det egna kapitalet ­endast uppgår till 130 000 kr. Bolaget är då skyldigt att upprätta en kontrollbalansräkning och återställa hela det registrerade aktiekapi­talet inom åtta månader eller träda i likvidation. Eftersom bolaget inte behöver ha mer än 100 000 kr i aktiekapital så kan man ta sig ur ­situationen genom att besluta att sänka bolagets registrerade aktiekapital till 100 000 kr. Bolagsordningen behöver inte ändras.

Om bolagets egna kapital skulle vara endast 20 000 kr när man ­beslutar om sänkningen så kan man inte ta sig ur krisen enbart ­genom att sänka akt­ie­kapitalet. Då måste man ha ett överskott på minst 80 000 kr under åtta­månadersfristen för att slippa likvidera ­bolaget.

Bolag som redan har det lägsta tillåtna aktiekapitalet har inte något utrymme för sänkningar och måste återställa hela det ­registrerade aktiekapitalet. 

Få de viktigaste nyheterna!

BL Nyhetsbrev kommer en gång i månaden och sammanfattar de viktigaste nyheterna inom skatte-, redovisnings-, juridik- och personalområdet. Anmäl dig och få kostnadsfritt de senaste nyheterna.