Fler frågor och svar om bokföring
När ska det bokföras?
I bokföringslagen skiljer man mellan kontanta in- och utbetalningar samt övriga affärshändelser.
Kontanta in- och utbetalningar är inte bara betalningar med sedlar och mynt utan också betalning med t ex Swish eller postväxlar. Mottagna betalningsaviseringar i form av presentkort, rabatt- och måltidskuponger mm ska jämställas med kontanta inbetalningar. Då under förutsättning att företaget får ersättning för dessa från tredje part. I kontantbegreppet ingår dock inte in- och utbetalningar som görs via bank- eller plusgiro eller med ditt kontokort.
Med övriga affärshändelser däremot menas till exempel förändringar av fordringar och skulder, överföringar mellan konton, beslut om bokslutsdispositioner samt egna insättningar och uttag.
Bokföringstidpunkten beror på vilken slags affärshändelse det rör sig om. När det gäller kontanta in- och utbetalningar ska de bokföras senast påföljande arbetsdag, t ex i en kassabok. Påföljande arbetsdag innebär då den första arbetsdagen efter den dag affärshändelsen inträffade. Är det mer än några dagar mellan affärshändelsen och påföljande arbetsdag ska du bokföra de kontanta in- och utbetalningarna senast dagen efter att affärshändelsen inträffade.
Övriga affärshändelser ska däremot bokföras så snart det kan ske. För att kunna skapa en fortlöpande överblick över hur verksamheten går är då huvudprincipen att grundbokföringen ska göras löpande i anslutning till affärshändelserna. Med så snart det kan ske menas att affärshändelserna ska bokföras så snart det finns tillräckliga uppgifter för att upprätta en riktig bokföring. Är det förenligt med god redovisningssed och om det finns skäl till det, kan dock bokföringen göras vid ett senare tillfälle.
Vem är bokföringsskyldig?
En fysisk person (privatperson) som bedriver näringsverksamhet är bokföringsskyldig för denna. En juridisk person, t ex ett aktiebolag, är som huvudregel alltid bokföringsskyldig. Vissa juridiska personer såsom ideella föreningar, registrerade trossamfund, samfällighetsföreningar samt vilt- och fiskevårdsområdesföreningar är dock endast bokföringsskyldiga om de bedriver näringsverksamhet, är moderföretag i en koncern eller om värdet av deras tillgångar överstiger 1,5 milj kr. För detaljerade regler se 2 kap. bokföringslagen.
Vem har ansvar för bokföringen?
Det är du som företagare som har hela ansvaret för bokföringen om du har en enskild firma. Företräds företaget av en styrelse är det däremot styrelsen som har det övergripande ansvaret. Den verkställande direktören har också ett ansvar liksom de som i praktiken utför arbetet med bokföringen. Du kommer inte ifrån ansvaret för att bokföringen sköts korrekt även om du tar hjälp med din bokföring. Det innebär bland annat att du fortfarande har ansvar för att alla affärstransaktioner bokförs på ett korrekt sätt.
Vad är god redovisningssed?
Så gott som dagligen kommer de som arbetar med redovisningsfrågor i kontakt med begreppet god redovisningssed. Det behövs regler och principer som styr hur bokföringen ska göras, eftersom bokföringslagen inte reglerar i detalj hur bokföringen ska göras. Det är här detta begrepp kommer in i bilden, då bokföringsskyldigheten ska fullgöras på ett sätt som stämmer överens med god redovisningssed.
Vad betyder då god redovisningssed? Det är ett ganska abstrakt begrepp där innebörden är den praxis som sammantaget utarbetats av olika organisationer inom redovisningsområdet. Så här lyder den formella definitionen: en faktiskt förekommande praxis hos en kvalitativt representativ krets av bokföringsskyldiga.
God redovisningssed ska vägleda oss i redovisningsarbetet och vara ett komplement till lagstiftningen på redovisningsområdet (främst bokföringslagen och årsredovisningslagen). Bokföringsnämnden (BFN) har huvudansvaret för att utveckla god redovisningssed.
Vad är ett bokföringskonto och vad är en kontoplan?
Ett bokföringskonto är ett konto där en viss slags affärshändelser sammanställs. Ordet konto betyder också sammanställning. Det kan till exempel vara insättningar och uttag från plusgirot, hyror eller telefonkostnader. För varje slag av tillgång, skuld, eget kapital, kostnad och intäkt, finns ett konto.
En kontoplan är en sammanställning över samtliga konton som ett företag använder i sin bokföring. Det finns också färdiga mallar med en standard för hur kontoplanen kan se ut, till exempel BAS-kontoplanen som i stort sett alla företag och föreningar använder. Det finns dessutom speciella varianter av denna som är anpassade till olika branscher. Man kan se BAS-kontoplanen som en stomme och sedan anpassa den med egentillverkade konton som är anpassade för den egna verksamheten.
Debet eller kredit?
När man fördelar affärshändelserna på olika konton kallas det kontering. Ett konto har två sidor som kallas debet och kredit. Den vänstra sidan är debetsidan och den högra är kreditsidan. Bokför man på debetsidan av kontot kallas det att debitera och bokför man på kreditsidan kallas det att kreditera kontot. Vilken sida ska man då bokföra på? Det beror på vad det är för typ av affärshändelse och om den leder till att saldot ökar eller minskar.
Kortfattat kan man ställa upp följande regel:
- En tillgång ökar i debet och minskar i kredit
- En skuld minskar i debet och ökar i kredit
- En intäkt minskar i debet och ökar i kredit
- En kostnad ökar i debet och minskar i kredit.
Vad är skillnaden mellan de två bokföringsmetoderna?
För den löpande bokföringen finns det två metoder:
- faktureringsmetoden, och
- kontantmetoden.
Faktureringsmetoden innebär att alla affärshändelser bokförs löpande – t ex kundfordringar och leverantörsskulder – när fakturan skickas respektive mottas. Det är också huvudmetoden i bokföringslagen. De företag som har en nettoomsättning på högst 3 miljoner kronor kan dock välja att löpande bokföra enligt kontantmetoden.
Kontantmetoden innebär att du löpande under året endast bokför de affärshändelser som avser inbetalningar och utbetalningar, samt insättningar och uttag, dvs du bokför inte några kundfordringar eller leverantörsskulder i den löpande bokföringen. Det är alltså först när du får betalt från kund respektive betalar dina inköp som kund- och leverantörsfakturorna bokförs. Dock bokförs i samband med bokslutet övriga affärshändelser som är nödvändiga för att fastställa företagets resultat och ställning, till exempel obetalda fordringar och skulder.
Vill du lära dig mer om bokföring har vi både grundkurser och fördjupningskurser, online eller i kurslokal.